Grafika AIFirma usługowa rzadko ma problem z brakiem zapytań. Ma problem z tym, co dzieje się z zapytaniem przez kolejne dwa tygodnie - a dzieje się głównie przepisywanie.
Prześledźmy jedno zapytanie w firmie, w której nic nie jest zautomatyzowane.
Ścieżka, którą zna każdy
- Formularz na stronie wysyła maila. Ktoś go czyta i przepisuje dane do arkusza, żeby nie zginęło.
- Trzeba oddzwonić. Ktoś przepisuje numer z arkusza do telefonu, a notatkę z rozmowy z powrotem do arkusza.
- Idzie oferta. Ktoś przepisuje dane do szablonu w edytorze tekstu i eksportuje PDF.
- Klient się zgadza. Ktoś przepisuje termin do kalendarza i wysyła zaproszenie.
- Po wykonaniu ktoś przepisuje dane do programu do faktur. NIP z maila, adres z arkusza, kwotę z oferty.
Pięć przepisań tych samych danych. Każde zajmuje minuty i każde jest miejscem, w którym może wkraść się literówka w NIP-ie albo zła kwota. A dane od początku były w pierwszym mailu.
Jak to wygląda po zmianie
Formularz zapisuje zgłoszenie do jednego miejsca - i to jedno miejsce jest odtąd jedynym źródłem prawdy. Oferta składa się z tych danych automatycznie. Akceptacja rezerwuje termin. Faktura powstaje z tych samych pól, bez dotykania klawiatury.
Człowiek zostaje przy trzech rzeczach: rozmowie z klientem, decyzji o cenie i akceptacji dokumentu przed wysłaniem. Czyli przy tym, co wymaga oceny sytuacji.
Najtrudniejszy fragment
Nie technologia. Ustalenie, co jest jedynym źródłem prawdy.
W większości firm ta sama informacja żyje w trzech miejscach naraz i nikt nie wie, które jest aktualne. Adres w arkuszu, adres w programie do faktur, adres w mailu od klienta - wszystkie trochę inne. Dopóki to nie zostanie rozstrzygnięte, automatyzacja tylko szybciej rozniesie błąd po wszystkich systemach.
To jest godzina rozmowy, nie dzień pracy programisty, ale trzeba ją odbyć na początku, a nie w połowie wdrożenia.
Co się zmienia poza czasem
Dwie rzeczy, których zwykle się nie spodziewamy.
Po pierwsze, szybkość odpowiedzi. Oferta wysłana w dniu zapytania wygrywa z ofertą wysłaną po trzech dniach nawet wtedy, gdy jest droższa. Przy automatycznym składaniu oferta wychodzi tego samego dnia bez wysiłku.
Po drugie, wiedza o własnej firmie. Kiedy wszystkie zapytania przechodzą przez jedno miejsce, po kwartale widać, z jakiego źródła przychodzą najlepsi klienci i ile trwa droga od zapytania do pieniędzy. Wcześniej to była kwestia przeczucia.
Jeśli zastanawiasz się, na czym to zbudować, porównałem trzy popularne platformy we wpisie Make, n8n czy Zapier. Całość składam w ramach automatyzacji dla MŚP - zawsze od jednego procesu, nie od całego działu.
