Grafika AITo pytanie dostaję najczęściej i prawie zawsze jest zadane za wcześnie. Narzędzie wybiera się na końcu, kiedy wiadomo, co ma robić, ile razy dziennie i kto będzie to utrzymywał. Ale skoro pytanie wraca, to odpowiadam - z zastrzeżeniem, które jest na końcu.
Zapier
Najprostszy i najdroższy przy skali. Ma najwięcej gotowych połączeń, więc typowe zadanie składa się w kilkanaście minut bez czytania dokumentacji. Rozliczany od wykonanych operacji, co przy kilkuset sprawach miesięcznie jest bez znaczenia, a przy kilkudziesięciu tysiącach robi się główną pozycją w rachunku.
Sensowny, gdy: chcesz sprawdzić pomysł w tydzień, masz mały wolumen, nikt w firmie nie chce tego utrzymywać.
Make
Środek. Taniej niż Zapier przy tej samej liczbie operacji, wizualny edytor, w którym widać przepływ danych - co ma znaczenie, gdy proces ma rozgałęzienia i warunki. Próg wejścia wyraźnie wyższy: trzeba rozumieć, co dzieje się z danymi między krokami.
Sensowny, gdy: proces ma warunki i wyjątki, wolumen jest średni, a ktoś w firmie ma zaglądać do schematu.
n8n
Najtańszy przy skali, bo można postawić go na własnym serwerze i wtedy nie płacisz za operacje - płacisz za serwer. Otwarty kod, pełna kontrola nad danymi, co bywa argumentem rozstrzygającym, gdy przez automatyzację przechodzą dane osobowe klientów.
Cena: to jest system, który ktoś musi utrzymywać. Aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring. Jeśli w firmie nie ma nikogo od technologii, ten koszt wraca w najgorszym momencie.
Sensowny, gdy: duży wolumen, wrażliwe dane, jest kto ma się tym zająć.
Zastrzeżenie, czyli właściwa odpowiedź
We wdrożeniach, które widziałem, narzędzie nigdy nie było powodem porażki. Powodem był proces, którego nikt nie opisał do końca.
Automatyzacja działa na regułach. Jeśli reguła brzmi „zwykle robimy tak, ale jak klient jest stały, to inaczej” - to nie jest reguła, tylko nawyk, którego nikt nie zapisał. Zanim wybierzesz platformę, spisz proces krok po kroku i zaznacz każde miejsce, w którym ktoś podejmuje decyzję. Tam, gdzie decyzja jest, zostaje człowiek. Reszta to kwestia narzędzia - a narzędzie, jak wynika z powyższego, jest wymienne.
Dobrą stroną tej sytuacji jest to, że przenosiny między platformami są wykonalne. Zły proces nie naprawi się przez zmianę narzędzia.
Praktyczna kolejność
Zacznij od Zapiera albo Make, na jednym procesie, i daj temu miesiąc. Zobaczysz realną liczbę operacji i realną liczbę wyjątków. Z tymi dwiema liczbami wybór staje się arytmetyką, a nie kwestią gustu.
Listę narzędzi, które sam testuję i używam na co dzień, trzymam w bazie polecanych. Jeśli wolisz pominąć etap prób, automatyzacje dla MŚP zaczynam od opisu procesu - dopiero potem pada nazwa platformy. Jak wygląda taki proces od zapytania do faktury, opisałem w osobnym tekście.
