Grafika AINa pytanie o koszt wdrożenia AI prawie zawsze pada odpowiedź „to zależy”. Jest prawdziwa i kompletnie bezużyteczna. Poniżej rozkładam rachunek na części, żeby dało się go policzyć samemu - albo przynajmniej sprawdzić, czy oferta, którą dostałeś, trzyma się kupy.
Rachunek ma cztery części, nie jedną
Większość ofert pokazuje jedną liczbę. Tymczasem koszt wdrożenia zawsze rozkłada się na cztery pozycje, które zachowują się zupełnie inaczej w czasie.
- Rozpoznanie procesu - jednorazowo. Ktoś musi opisać, co dokładnie dzieje się dziś, krok po kroku. To najczęściej pomijana pozycja i najczęstsza przyczyna wdrożeń, które nie działają.
- Budowa - jednorazowo. Właściwa robota: połączenia między systemami, reguły, obsługa wyjątków, testy.
- Abonamenty narzędzi - co miesiąc. Platforma automatyzacji, modele językowe, czasem dodatkowa wtyczka. Rośnie razem z liczbą przetwarzanych spraw.
- Utrzymanie - co miesiąc albo na godziny. Hurtownia zmienia format pliku, dostawca zmienia API, pojawia się nowy przypadek. To się dzieje zawsze.
Oferta, w której nie ma czwartej pozycji, nie jest tańsza. Ona po prostu przerzuca ten koszt na Ciebie w miesiącu, w którym coś przestanie działać.
Gdzie rozjeżdża się budżet
W moim doświadczeniu prawie nigdy przy samej budowie. Rozjeżdża się przy wyjątkach.
Proces opisany na kartce ma pięć kroków. Ten sam proces w rzeczywistości ma pięć kroków i czternaście sytuacji, w których ktoś robi coś inaczej, bo „tak było trzeba”. Klient z odroczoną płatnością. Produkt, który wysyłamy w dwóch paczkach. Hurtownia, która w piątek wysyła plik w innym formacie.
Każdy taki wyjątek to osobna decyzja: obsłużyć automatem czy zostawić człowiekowi. Dlatego pierwsza pozycja z listy wyżej jest najważniejsza, mimo że wygląda na najbardziej abstrakcyjną.
Jak policzyć, czy się opłaca
Nie porównuj kosztu wdrożenia z pensją. Porównaj go z kosztem godziny, którą dziś przepala się na czynność, i z kosztem błędów, które przy tej czynności powstają.
Weź jedną czynność i policz trzy liczby: ile razy w miesiącu się powtarza, ile minut zajmuje za każdym razem, ile kosztuje godzina osoby, która ją wykonuje. Iloczyn da Ci roczny koszt tej jednej rzeczy. Dopiero z tą liczbą w ręku ma sens rozmowa o budżecie.
Druga liczba jest trudniejsza, ale często większa: co kosztuje pomyłka. Zamówienie wysłane pod zły adres, towar sprzedany po wyczerpaniu stanu, faktura wystawiona z błędem. Automat nie jest nieomylny, ale myli się powtarzalnie - a błąd powtarzalny da się naprawić raz, dla wszystkich przypadków naraz.
Czego nie kupujesz
Nie kupujesz czarnej skrzynki. Dobre wdrożenie dostajesz w formie schematu, który możesz obejrzeć, zmienić albo wyłączyć - bez dzwonienia do kogokolwiek. Jeśli ktoś nie chce Ci pokazać, jak to działa w środku, to nie jest przewaga technologiczna, tylko uzależnienie od dostawcy.
Nie kupujesz też narzędzia. Narzędzia są tanie i wymienne - piszę o tym przy okazji porównania Make, n8n i Zapiera. Kupujesz opisany proces i obsługę wyjątków. To jest ta część, której nie da się pobrać z internetu.
Jedna rada na koniec
Zacznij od jednej rzeczy, nie od pięciu. Wdrożenie, które obejmuje cały dział, ma tyle punktów awarii, że przy pierwszym problemie wraca się do starego sposobu. Wdrożenie obejmujące jedną czynność albo działa, albo nie - i w obu przypadkach wiesz to po dwóch tygodniach.
W automatyzacjach dla małych i średnich firm pracuję dokładnie w tej kolejności: jeden proces, opisany i uruchomiony, zanim zaczniemy rozmawiać o następnym. Jeśli chcesz, żebym policzył to na Twoich liczbach, napisz - pierwsza rozmowa i przegląd są bezpłatne.
